Dalam melaksanakan tugas, fakultas menyelenggarakan fungsi:
- Pelaksanaan dan pengembangan pendidikan di lingkungan fakultas.
- Pelaksanaan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan/atau olahraga.
- Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat
- Pelaksanaan pembinaan sivitas akademika
- Pelaksanaan urusan tata usaha
Fakultas terdiri atas senat fakultas, dekan, wakil dekan, BAPEM, Kepala Tata Usaha, PUMC, Operator, Staf, Ketua Jurusan/Program Studi, Sekretaris Jurusan/Program Studi dan gugus kendali mutu. Uraian tugas masing-masing bagian dijabarkan berdasarkan SOP (standar operasional prosedur) Nomor 1/SOP-UMMY/2015 tanggal 1 April 2015
Senat Fakultas
Senat fakultas memiliki fungsi pertimbangan dan pengawasan akademik. Fungsi tersebut dijabarkan secara lengkap dalam Peraturan Senat Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Mahaputra Muhammad Yamin Nomor 02 Tahun 2014. Dalam melaksanakan fungsi tersebut, Senat Fakultas mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:
- Memberikan pertimbangan terhadap norma akademik yang diusulkan oleh Dekan
- Memberikan pertimbangan terhadap kode etik sivitas akademika yang diusulkan oleh Dekan
- Mengawasi penerapan norma akademik dan kode etik sivitas akademika;
- Memberikan pertimbangan terhadap ketentuan akademik yang disusun oleh Dekan mengenai hal-hal sebagai berikut:
- Kurikulum program studi;
- Persyaratan akademik untuk pemberian gelar akademik; dan
- Persyaratan akademik untuk pemberian penghargaan akademik.
- Mengawasi kebijakan akademik Dekan;
- Mengawasi pelaksanaan kebijakan akademik Dekan;
- Mengawasi penerapan ketentuan akademik sebagaimana dimaksud pada nomor 4;
- Mengawasi pelaksanaan penjaminan mutu di fakultas yang mengacu pada Standar Nasional Pendidikan;
- Mengawasi dan mengevaluasi pencapaian proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan mengacu pada tolok ukur yang ditetapkan dalam rencana strategis, dan menyarankan usulan perbaikan kepada dekan;
- Mengawasi pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan;
- Mengawasi pelaksanaan tata tertib akademik;
- Mengawasi pelaksanaan kebijakan penilaian kinerja dosen;
- Memberikan pertimbangan kepada Dekan dalam pengusulan kenaikan pangkat dosen, setelah mendapat persetujuan Jurusan;
- Memberikan pertimbangan kepada Dekan dalam pengangkatan wakil Dekan; dan
- Merekomendasikan sanksi terhadap pelanggaran norma, etika, dan peraturan akademik yang dilakukan oleh sivitas akademika kepada Dekan
Dekan
Tugas pokok dekan:
- Sebagai pimpinan fakultas dengan tugas penyelenggara pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.
- Membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, administrasi fakultas
- Bertanggung jawab kepada rektor
Uraian tugas dekan:
- Merumuskan kebijaksanaan dengan persetujuan senat fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Merumuskan saran yang hendak dicapai dalam penyelenggaraan/pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi
- Menyusun rencana dan program kerja fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Memberi arahan kepada bawahan langsung sesuai dengan bidang tugasnya
- Memberi arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas
- Mengkoordinasi pelaksanaan tugas-tugas bawahan agar terjalin kerjasama yang baik
- Membina bawahan untuk meningkatkan kemampuan dan disiplin
- Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya
- Menilai prestasi kerja bawahan dalam rangka pembinaan karir
- Menetapkan kebijaksanaan operasional dalam rangka pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi.
- Menjalin dan membina kerja sama dengan instansi/lembaga badan swasta dan masyarakat
- Membina dosen, mahasiswa, tenaga administrasi fakultas untuk meningkatkan kemampuannya.
- Memberikan pelayanan terhadap lembaga/instansi dan masyarakat dalam bidang tugasnya
- Menelaah peraturan perundang-undangan yang relevan dengan tugasnya untuk penjabaran dalam pelaksanaannya
- Menyusun laporan fakultas sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas pada tiap waktu yang ditentukan
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
Wakil Dekan
Tugas pokok wakil dekan
- Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat
- Bertugas membantu dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Keuangan dan administrasi umum
- Bertugas membantu dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan kemahasiswaan, pelayanan kesejahteraan mahasiswa.
Uraian tugas wakil dekan
- Menyusun rencana dan program kerja Fakultas di bidang pendidikan, pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
- Mengkoordinasi bawahan langsung agar terjalin kerjasama yang baik
- Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin
- Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya.
- Menetapkan kebijaksanaan teknis di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama untuk kelancaran tugas.
- Memberikan layanan teknis di bidang pendidikan dan pengajaran pada masyarakat serta kerjasama
- Melaksanakan pembinaan dosen pada Fakultas melalui lanjutan studi, seminar, lokakarya, kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan akademiknya.
- Memotivasi dosen untuk melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk terlaksananya kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi.
- Menyusun petunjuk teknik pelaksanaan kegiatan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat serta kerjasama sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
- Menyusun rencana dan program kerja di bidang keuangan dan administrasi umum.
- Menetapkan kebijaksanaan teknis di bidang keuangan dan administrasi umum.
- Menyusun anggaran dan kebutuhan sarana dan prasarana Fakultas untuk diajukan ke universitas.
- Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang keuangan dan administrasi umum.
- Menentukan prioritas penggunaan dana, sarana dan prasarana fakultas untuk kelancaran tugas.
- Memberikan layanan teknis di bidang keuangan dan administrasi umum
- Menyusun petunjuk teknis di bidang keuangan dan administrasi umum
- Melakukan pembinaan pegawai administrasi Fakultas melalui lanjutan studi, penataran/kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas bidang keuangan dan administrasi Fakultas berdasarkan hasil yang dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
- Menyusun rencana dan program kerja bidang pembinaan dan pelayanan kemahasiswaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
- Menetapkan kebijaksanaan teknis di bidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa
- Memberikan layanan teknis di bidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa
- Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa sebagai pedoman pelaksanaan tugas
Kepala Tata Usaha
Kepala Tata Usaha bertugas memimpin tugas-tugas administrasi antara lain: administrasi akademik; administrasi keuangan dan kepegawaian; administrasi umum dan perlengkapan; dan administrasi kemahasiswaan dan alumni.
Uraian Tugas Kepala Tata Usaha
- Menyusun rencana dan program kerja bagian tata usaha fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Membagi tugas dengan bawahan sesuai dengan bidangnya.
- Memberikan petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas
- Menyelidiki pelaksanaan tugas masing-masing pegawai pada fakultas agar sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan
- Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan, kemahasiswaan, keuangan dan kepegawaian, umum dan perlengkapan fakultas
- Menghimpun, mengolah dan menganalisis data informasi yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
- Mengidentifikasi permasalahan yang berkaitan dengan tugas bidang pendidikan, kemahasiswaan, keuangan dan kepegawaian, umum dan perlengkapan fakultas.
- Memberikan layanan teknis administrasi di bagian Tata Usaha Fakultas
- Menyusun laporan kerja bagian tata usaha fakultas sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
- Menyiapkan dan mengirim berkas usulan SK mengajar, SK Pembimbing Skripsi, SK Pembimbing Akademik, dan SK Praktek Kerja Lapangan atau sejenis, dll. Yang berhubungan dengan pendidikan untuk diterbitkan SK-nya.
- Melayani proses dan pelaksanaan ujian
- Melayani presensi mahasiswa dan dosen (absen)
- Melaksanakan pendaftaran wisuda mahasiswa
- Melaksanakan pengiriman surat-surat kepada dosen
PUMC
Uraian tugas PUMC
- Membuat daftar gaji berdasarkan peraturan penggajian dan mutasi pegawai serta perubahannya untuk diteliti dan disahkan oleh Kepala Bagian Keuangan/Bendahara
- Melayani pegawai yang memerlukan daftar rincian gaji
- Menata arsip daftar gaji setiap bulan
- Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban triwulan
- Mempersiapkan pembayaran gaji pegawai, honorarium, tunjangan dan lain-lain
- Meneliti kebenaran jumlah gaji, honorarium, dan lain-lain kemudian membayarkan kepada pegawai yang berhak menerima
- Melaksanakan pengarsipan
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
- Menerima dan mempelajari kegiatan dan data anggaran untuk mengetahui jumlah dana yang tersedia
- Mempersiapkan Buku Kas Umum (BKU) dan Buku Bantu lainnya
- Menerima dan menghitung uang yang diterima dari PUM Universitas untuk mengetahui kesesuaian jumlahnya.
- Mencatat semua bukti penerimaan uang dan menyimpan uang di Bank
- Membayar tagihan dan biaya kegiatan sesuai jumlah yang disetujui atasan kepada pelaku kegiatan
- Mencatat semua transaksi pada BKU dan buku bantu lainnya yang sesuai dengan peraturan yang berlaku
- Menyusun SPJ Keuangan sesuai dengan ketentuan dan mengirim SPJ Keuangan Kepada Bendahara
- Memungut dan membayar pajak
- Menyimpan semua arsip dan data keuangan
- Membuat laporan keuangan bulanan dan berkala sebagai pertanggungjawaban
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Operator CD-ROM
Operator berkoordinasi dengan jurusan atau program studi untuk menjalankan tugas-tugas akademik sebagai berikut:
- Menerima KRS dari mahasiswa dan memasukkan data KRS ke komputer untuk mengetahui jumlah peserta mata kuliah.
- Mengolah data untuk membuat presensi per mata kuliah masing-masing jurusan.
- Membuat daftar peserta kuliah, daftar peserta ujian tengah semester dan ujian akhir semester.
- Menerima dan memeriksa nilai ujian mahasiswa dari dosen penguji untuk mengetahui kejelasannya.
- Memasukkan data nilai ke dalam komputer sesuai dengan konsep agar diperoleh hasil yang baik dan benar.
- Mencocokkan hasil ketikan yang ada dilayar monitor dengan konsep untuk mengetahui kesesuaiannya.
- Mengolah data nilai yang sudah diketik sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Mencetak data nilai mahasiswa sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
- Memberi Kode pada Discdan menyimpan file data untuk memudahkan penemuannya apabila dibutuhkan.
- Membuat duplikat (copy) data untuk menjaga kerusakan/kehilangan data.
- Menyajikan data untuk bahan evaluasi keberhasilan studi tahap I dan II
Staf
Staf memiliki tugas sebagai berikut:
- Mengelola/mengurus barang inventaris
- Mengurus masuk, keluar serta mutasi barang inventaris
- Pengadaan/penghapusan barang inventaris/ATK/APK
- Membuat berita acara serah terima barang inventaris yang berasal pengadaan bantuan/hibah
- Pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk
- Membuat laporan triwulan/tahunan barang inventaris
- Menyimpan, mengelola data dan barang inventaris
- Membukukan masuk keluar barang ATK/APK
- Membuat laporan keuangan bulanan dan berkala sebagai pertanggung jawaban
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Ketua Jurusan/Program Studi
Ketua Jurusan/Program Studi menjalankan tugas sebagai berikut:
- Memimpin secara operasional kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi
- Menjadi fasilitator antara dosen dengan fakultas, universitas dan mahasiswa
- Mengelola pelaksanaan penelitian jurusan
- Mengembangkan kerjasama penelitian dengan berbagai stakeholderseksternal menyelenggarakan seminar-seminar hasil penelitian
- Mengelola pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat
- Menjalin kerjasama dengan stakeholderseksternal dalam pengabdian pada masyarakat
- Mengelola jurnal ilmiah jurusan
- Menjalin kerjasama antar perguruan tinggi dalam penerbitan jurnal
- Mengkoordinasikan diskusi ilmiah rutin dosen di tingkat jurusan
- Membimbing usulan proposal skripsi mahasiswa
- Membimbing kegiatan minat dan bakat mahasiswa
- Membantu pembimbingan praktikum mahasiswa
- Mengelola pelaksanaan aktivitas laboratorium jurusan
- Mengembangkan laboratorium jurusan
- Mengkoordinasi praktikum mahasiswa
- Mengelola sumber-sumber daya untuk kesejahteraan dosen
- Mengelola dana taktis jurusan
- Mengelola pustaka jurusan
Sekretaris Jurusan/Program Studi
Sekretaris Jurusan/Program Studi menjalankan tugas sebagai berikut:
- Membantu ketua jurusan/program studi dalam pelaksanaan administrasi akademik dan kegiatan lainnya yang menjadi tugas pokok dan fungsi ketua jurusan.
- Mewakili ketua Jurusan/Program Studi dalam tugas-tugas yang ditetapkan oleh ketua jurusan.
- Mengelola pengadaan dan pendistribusian buku-buku serta jurnal dan referensi lainnya kepada dosen dan mahasiswa.
- Mengelola kebutuhan referensi untuk PBM bagi dosen
- Membuat jadwal mengajar dan ujian dosen di setiap semester
- Menyelesaikan administrasi dan clearingnilai mahasiswa yang akan wisuda
- Memberikan data-data mahasiswa yang diperlukan oleh fakultas.
Di bawah sekretaris jurusan/program studi terdapat Kelompok Jabatan Fungsional Dosen. Dalam penyelenggaraan program studi, Rektor dapat menunjuk seorang dosen sebagai koordinator. Kelompok jabatan fungsional dosen merupakan kelompok pendidik profesional dan ilmuan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, dan teknologi melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dosen bertanggung jawab kepada Dekan melalui Ketua Jurusan.
Laboratorium merupakan perangkat penunjang pelaksanaan pendidikan pada jurusan di lingkungan fakultas. Laboratorium dipimpin oleh kepala laboratorium yang keahliannya telah memenuhi persyaratan tertentu.
Penjaminan Mutu
Dalam rangka menjamin mutu akademik, maka di tingkat fakultas ada Badan Penjaminan Mutu (BAPEM) dan tingkat program studi ada Gugus Kendali Mutu (GKM). Badan ini dibentuk berdasarkan Buku Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Mahaputra Muhammad Yamin Tahun 2015-2019 yang disahkan tanggal 1 November 2015.
BAPEM melaksanakan tugas:
- Membuat turunan dari Kebijakan Mutu Internal universitas menjadi Kebijakan Mutu Internal fakultas, dari Standar Mutu Internal universitas menjadi Standar Mutu Internal fakultas, dari Manual Mutu universitas menjadi Manual Mutu fakultas.
- Membuat Prosedur Mutu yang berlaku di lingkungan fakultas.
- Membuat formulir layanan administrasi akademik, administrasi dan keuangan, kemahasiswaan, sarana dan prasarana.
- Sosialisasi sistem penjaminan mutu kepada sivitas akademika dalam lingkungan
- Pelatihan dan konsultasi kepada GKM dan sivitas akademika fakultas tentang pelaksanaan penjaminan mutu;
- Membahas dan menindaklanjuti PTK pada program studi dan fakultas.
- Pendampingan akreditasi program studi D3/S1
- Mengkoordinasikan hasil evaluasi proses pembelajaran dengan GKM